Om varför hisservice varken hör hemma i ett ramavtal eller i AB/ABT
Du är en offentlig förvaltare, som lägger stor vikt vid förutsägbarhet, statistik och budgetplanering, och nu behöver du en leverantör som tar hand om era hissar. Tittar till, sköter och lagar de fel som uppstår, för att inte glömma släppa ut de personer som eventuellt fastnar i en defekt hiss en dag. Er upphandlare vill handla upp ett fyraårigt ramavtal enligt AB/ABT, vilket gör att du dels måste avropa de jobb du vill ha utfört, och dels så behöver du snart handla upp igen. Men nej, du måste inte skriva ramavtal. Och nej, AB/ABT är inte det regelverk du ska luta dig mot.
Det du efterfrågar är tillsyn, skötsel och avhjälpande underhåll. Upphandlaren kommer i just detta fall att föreslå ramavtal på grund av okänd volym och budgetosäkerhet, och organisationens etablerade mallar styr troligen mot standardavtalen AB och ABT. Det här är betydligt vanligare än vad som är rimligt. Men det här ramavtalet döljer några problem:
Ramavtal över tröskelvärdet får i normalfallet maximalt vara fyra år långt enligt LOU, vilket kräver kostsamma upphandlingsprocesser och byten av leverantörer med onödigt täta intervall.
Den ramavtalade leverantören vet inte hur de ska organisera sig förrän du avropar, eftersom ramavtalet inte garanterar några volymer. Problemet visar sig sällan i anbudsgivningen, när det gäller att vinna med ett lågt pris, utan kommer visa sig på fakturan.
Att avropa regelmässigt arbete är inte rimligt, men det krävs avrop eftersom ramavtalet inte är ett kontrakt. Ramavtalet i sig är alltså inte en överenskommelse om att något ska utföras, utan ramavtalet är bara en överenskommelse om vilka regler som gäller, om någonting ska utföras. Att något ska utföras kräver alltså ett avrop som leder till ett kontrakt. Man kan avropa att regelmässigt arbete ska utföras över tid, men har du förlängningsoptioner så krävs nya avrop plus förlängning och varför ska man krångla till det?
Ramavtal är inte byggda för tjänstebeskrivningar, de måste du alltså formulera på egen hand, med egen struktur. Kan bli rörigt, men i ärlighetens namn, de görs sällan alls.
AB/ABT är inte avsett för regelmässiga tjänster och provisoriska lagningar, då reglerna har fokus på en slutprodukt, eller flera. Det kan vara byggnadsverk, anläggningar eller installationer. Till viss del också reparationer, där något har gått sönder och funktionen återställs till ursprunglig nivå. Här krävs besiktning och garantier, vilket är reglerat i AB och ABT.
Tillsyn, skötsel och avhjälpande underhåll, vad är det egentligen om det inte är bygg?
Tillsyn är att man ser över de befintliga objektens funktion. Och hittar man avvikelser, då ska de rapporteras. Avsikten är att ha en regelbunden kontroll på objekten, för att förstå hur de mår och vad som krävs. Det här ger värdefull information till förvaltaren, för att kunna planera, föra statistik och budgetera.
Skötsel krävs för att hålla de befintliga objekten välfungerande över tid. Det kan behöva skruvas, smörjas, städas, klippas – ja, sånt som handlar om att justera och vårda de objekt man har.
Vi har också avhjälpande underhåll, som innebär att man lagar befintliga objekt, ibland provisoriskt men ibland ordentligt. Fokus är att få det trasiga objektet fungerande igen. Men vad det inte är, det är större utbyten av hela installationer, eller ens krav på nyskick. Då blir det ett större underhåll, ofta ett planerat sådant.
Tillsyn och skötsel innebär att en leverantör är ute och kikar och sköter om grejerna, utan att du ska behöva göra avrop. Det är ett regelmässigt arbete, som ska flyta på. Det här kräver inga garantier, eftersom det sällan ingår kostsamt material. Däremot måste leverantören ansvara för sitt arbete, så det blir rätt gjort – enligt den nivå ni kommit överens om.
Ibland går något sönder, då vill du ha färdiga avropsflöden, som går direkt till leverantören vid ett larm eller felanmälan. En hissleverantör ska åka ut och laga en stillastående hiss, släppa ut folk som fastnat i hissen och se till att den dagliga verksamheten fungerar. Upp till en viss beloppsgräns ska du inte ens behöva godkänna de avhjälpande underhållsåtgärderna, utan de ska bara göras. Bedöms högre kostnader vill du godkänna utförandet, så du får kontroll.
Som beställare vill du ha en förutsägbarhet över en lång avtalstid, både vad gäller pris och kvalitet, vilket talar för ett kontrakt som får skrivas på lång tid. Det här är dessutom tjänster som du vill beskriva tydligt, så leverantören vet vad och hur mycket som ska göras, utifrån rätt kvalitetsnivå. Du behöver också ett standardavtal med regelverk, för att få med alla viktiga villkor för tjänsterna. Det du inte behöver är garantier eller besiktningar, du behöver inte bygga hus eller installera några system. Du behöver alltså inte byggregelverk, här ska du istället använda Aff – Avtal för fastighetsförvaltning och service, med regelverken ABFF 15 och Aff-definitioner som fundament.
Men de större underhållsarbetena, som också uppstår löpande, är alltså något annat. Här måste du troligen få med t.ex. garantier och besiktningar, vilket kräver de villkor i AB/ABT som saknas i Aff. Dessutom vill du kunna konkurrensutsätta leverantörerna. Större underhållsarbeten bör därför läggas i ramavtal, om inte jobbet är så stort att det handlas upp separat.
För att handla upp ett kontrakt, vilket alltså är alternativet till ett ramavtal, så behöver du se till att övervägande del av avtalet tydligt garanterar en känd volym. Det går, även om du faktiskt inte vet behovet. Men det ska jag berätta om en annan gång.
Lycka till så hörs vi om några veckor igen!
Jessica Molén
