För drygt 1,5 år sedan samlade Stockholmshem kompetensen kring skador, tomställningar och besiktningar i en ny enhet: STB. Målet var att spara tid, pengar och säkra kvaliteten genom enhetligt arbetssätt.
Tidigare var ansvaret utspritt på bolagets olika förvaltningsområden, där medarbetarna dessutom hade många andra uppgifter. Det ledde till varierande rutiner och resultat.
Lösningen? Att samla kompetensen på ett ställe – skador, tomställningar och besiktningar (STB) – med specialiserade roller och enhetligt arbetssätt. Här arbetar besiktningsansvariga, projektledare för skador & tomställningar samt förvaltningsspecialist för inre underhåll och hela gänget leds av Robin Grönlund.
– Vi ville ta kontroll över hela kedjan, från besiktning till skador. Det handlar om bättre kvalitet, lägre kostnader och snabbare processer, säger Robin.
Besiktningar – enhetligt, tydligt och juridiskt säkert
Idag besiktar åtta besiktningsansvariga cirka 300 lägenheter i månaden. De kollar så att alla ytskikt är i sin ordning och säkerställer att alla tolkar besiktningsresultaten på samma sätt. Det ska vara tydligt vilka krav som ställs på avflyttande och nya hyresgäster – både för Stockholmshem och hyresgästen.
Genom samstämmiga mallar och formuleringar undviker de personliga tolkningar – något som är avgörande både för hyresgästerna och juridiskt om tvister uppstår.
Skador & underhåll: Mer koll ger lägre kostnader
Med slitnare fastigheter ökar risken för skador – och därmed kostnaderna. Nu har Stockholmshem ett internt team med projektledare som enbart fokuserar på skadebesiktningar, utredningar, leder byggprojekt och har kontakt med hyresgäster i skadeärenden.
Tidigare förlitade de sig ofta på externa entreprenörer för att göra besiktningarna.
– Med egna projektledare har vi tagit tillbaka kontrollen. Nu gör vi egna bedömningar och det gör oss till bättre beställare. Det är vi – inte entreprenören – som avgör vad som ska göras, menar Robin.
Med ett team som är fokuserade på skador har teamet också tid att följa upp avtal och arbeten, här har de också stöd av en förvaltningsspecialist.
Från reaktiv till proaktiv – så undviks dyra skador
Sedan starten har STB hanterat cirka 800 skadeärenden. Vanligast – och dyrast – är vattenskador.
– För att undvika stora skador måste vi arbeta proaktivt, inte reaktivt. Här har vi mycket hjälp av kollegorna i våra förvaltningsområden som ligger steget före med driftplaner, ronderingar och kontinuerliga stamspolningar, säger Robin.
Det betyder också nytänkande och kreativa lösningar:
– I stället för att riva hela badrum gör vi punktrenoveringar när det är möjligt, och med nya metoder kan vi till exempel torka ut en vattenskada på 48 timmar istället för tre månader. Positivt för både hyresgästen och oss.
Att tomställa eller inte tomställa
Om en lägenhet är ordentligt sliten när hyresgästen flyttar, måste den tomställas och renoveras så att den kan hyras ut igen. En tomställning kostar i snitt 250 000 kronor per år och lägenhet i renovering och utebliven hyra. Därför jobbar Stockholmshem aktivt för att minska antalet tomställningar.
– Vi tomställer bara när det verkligen behövs, till exempel vid nikotinskador. På så sätt minskar vi både renoveringskostnader och hyresbortfall– självklart utan att tumma på kvaliteten för hyresgästerna, säger Robin.
Utmaningar och lärdomar
Robin menar att teamet lär sig hela tiden, och att det alltid finns saker att förbättra. En lärdom har varit att tydliggöra vem som ansvarar för vad – är det en skada som STB ska hantera, eller är det förvaltningsområdets ansvar?
– Vi förbättrar och förfinar konstant, ett pragmatiskt arbetssätt är en nyckelfaktor, menar Robin.
Det finns också en del stora utmaningar framöver. Bland annat bolagets omfattande förberedelser för övergång från VLU (valfritt lägenhetsunderhåll) till FLU (fastighetsägarstyrt lägenhetsunderhåll) – Stockholmshems inre underhållssystem.
– Eftersatt underhåll och många skador är en stor utmaning. Med VLU har hyresgäster inte lagt pengar på nya ytskikt, något som hänger ihop med eftersatt inre underhåll. Något som skapar problem för förvaltningen är också när hyresgäster gör egna renoveringar och bygger om utan tillstånd, säger Robin.
STB har gett resultat
Efter drygt ett och ett halvt år med STB syns effekterna tydligt med både besparingar och fler lägenheter i bruk – en vinst för alla.
- Stora besparingar på skador – Genom intern spetskompetens, smarta rutiner och ett strukturerat arbetssätt har kostnaderna för skadehantering minskat rejält.
- Mindre hyresbortfall vid renoveringar – Effektivare renoveringsprocesser, särskilt för mindre åtgärder. Ett exempel är ”Sluta riv”: I stället för att riva, reparerar de eller sätter in nya tätskikt. Speciellt utrymmen där bolaget planerar att renovera men som behöver åtgärdas akut för att minska vakanser. Kostnadseffektivt jämfört med totalrenovering och miljömässigt bra.
- Fler lägenheter tillgängliga för uthyrning – Arbetet med att identifiera och åtgärda hinder för uthyrning har lett till att ett stort antal tidigare spärrade lägenheter gjorts tillgängliga för hyresgäster igen.
