När Nybro Bostads AB tvingades byta fastighetssystem valde man inte bara att ersätta det gamla – utan att omforma hela sin digitala strategi. Resultatet? Ett öppet, flexibelt ekosystem med nischade system från flera leverantörer.
Det allmännyttiga bostadsbolaget Nybro Bostads AB förvaltar närmare 2 300 lägenheter i Nybro kommun. Fokus ligger på att erbjuda trygga, hållbara och prisvärda bostäder för alla – oavsett livssituation. Inom koncernen sköts även förvaltning av många av kommunens lokaler såsom skolor och idrottsanläggningar.
När det stod klart för Nybro Bostad att det befintliga fastighetssystemet skulle läggas ner, insåg man att det var dags för en omstart. Istället för att välja ett nytt standardsystem, började bolaget bygga en lösning där varje delsystem fick vara bäst på sitt område – en så kallad best-of-breed-lösning.
– Vi blev tvungna att tänka nytt, och landade i att kombinera flera system istället för att låsa oss vid ett enda, mycket tack vare en bra dialog med fastighetsteamet på Hogia. Det har gett oss en helt annan frihet och funktionalitet, berättar Helena Hertzman Rohdin, kundservicechef på Nybro Bostads AB.
Smidig väg in – och snabb utveckling
Grundpelaren i den nya lösningen är fastighetssystemet Hogia DinHyresvärd, som knyter ihop centrala processer i fastighetsförvaltningen. Därefter har bostadsbolaget successivt kopplat på andra lösningar – som boendeappen Avy för digital hyresgästservice, Homepal för nyckeltalsanalys och beslutsstöd, Mestro för energiuppföljning och Hogias underhållsplaneringsverktyg som sjösätts efter sommaren.
– Vi trodde aldrig att vi skulle bygga en så här omfattande lösning från början, men vi fick hela tiden bra idéer och stöd från våra partners. Den har vuxit fram på ett naturligt sätt, säger Helena.
Trots att många olika system är inblandade, beskriver hon implementeringen som smidig – tack vare färdiga integrationer och en bra konverteringsprocess.
– Det gick överraskande enkelt, vi slapp sitta med Excel-listor och behövde bara kontrollera att datan var korrekt. Dessutom är Hogia väldigt lyhörda och många funktioner har förbättrats stegvis utifrån våra behov.
Större kundnytta och minskat manuellt arbete
För hyresgästerna innebär den nya lösningen ett lyft i den digitala upplevelsen. Boendeappen möjliggör exempelvis tvättstugebokning och hyresbetalning direkt i mobilen, något som inte fanns i standardlösningen.
Samtidigt har flera manuella arbetsmoment effektiviserats, exempelvis publicering av lediga lägenheter och integration med digitala postboxar.
”Vi vågade – och det har vi inte ångrat”
Enligt Helena var en avgörande faktor bakom framgången det förtroende man haft för fastighetsteamet på Hogia.
– Vi valde en lösning utanför ramarna – men vi litade på vår samarbetspartner. Det har vi verkligen inte ångrat. De är insatta i vår verksamhet, förstår våra behov och kommer hela tiden med nya funktioner som vi har användning av. Samarbetet har varit både transparent och framåtblickande, konstaterar Helena.
Fler förbättringar på gång
Under hösten ser Nybro Bostad fram emot att ta del av flera förbättringar i lägenhetsbesiktningsprocessen, något som kommer att minska den manuella handpåläggningen betydligt. Och så ska man koppla på underhållsplaneringsverktyget, ett välkommet stöd i underhållsarbetet.
På frågan vad hon vill skicka med till andra bostadsbolag som överväger liknande vägval, är hon tydlig:
– Våga tänka nytt. Våga ifrågasätta gamla strukturer och välj lösningar som ger er frihet och utvecklingsmöjligheter. För oss har det varit helt rätt väg att gå.
